Herramientas de colaboración
Las herramientas colaborativas han cambiado la
manera de trabajar, la manera en la que nos reunimos. Lo que antiguamente se
consideraba ciencia ficción es ahora una realidad.
Las herramientas colaborativas son servicios
informáticos que permiten a los usuarios comunicarse y trabajar conjuntamente
sin importar que estén reunidos o no en un mismo lugar físico. Se puede
compartir información y producir conjuntamente nuevos materiales, resultado de
una edición de archivos en equipo.
Las herramientas colaborativas son aquellas que facilitan la comunicación entre los distintos miembros de un mismo proyecto y permiten establecer plazos para realizar tareas y hacer un seguimiento del estado de estas. Nos permiten ahorrar tiempo y esfuerzo y, a la larga, dinero.
Estas herramientas de colaboración permiten, a
nivel personal y empresarial, una mejor comunicación, coordinación y
seguimiento de las labores a realizar.
ü E-mail
El correo electrónico es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes (también denominados mensajes electrónicos o cartas digitales) mediante redes de comunicación electrónica.
Los sistemas de correo electrónico se basan en un modelo de almacenamiento y reenvío, de modo que no es necesario que ambos extremos se encuentren conectados simultáneamente. Para ello se emplea un servidor de correo que hace las funciones de intermediario, guardando temporalmente los mensajes antes de enviarse a sus destinatarios. En Internet, existen multitud de estos servidores, que incluyen a empresas y proveedores de servicios de internet.
El denominado correo colaborativo es un término que se ha puesto de moda en empresas con un alto tráfico de información. Cuando la funcionalidad de un correo electrónico tradicional no cubre las exigencias que requiere la atención de los modernos negocios o cuando surgen nuevas necesidades que exigen la implementación de otras herramientas, el correo colaborativo permite acceder a la información desde cualquier lugar, compartirla y procesarla, en un entorno de alta flexibilidad y participación, un entorno colaborativo.
Algunos de los servicios de emails más
populares son:
·
Gmail
Gmail permite almacenamiento ilimitado para sus
emails, además de la organización inmediata de cada email recibido, la división
de carpetas para más organización y la distribución del correo y el acceso POP
y IMAP posibilita que tenga un servicio de categoría completamente gratuito.
·
Yahoo Mail
Yahoo Mail proporciona a sus usuarios con una
capacidad de almacenamiento limitado a 1 TB con una experiencia muy inmaculada
y varias funciones para la organización del correo, así como servicio de
mensajería instantánea.
·
Outlook.com
Outlook.com es el nuevo, reinventado servicio
de correo electrónico Hotmail.com que ofrece almacenamiento limitado a 15 GB.
Esta construido primero para la utilización de Outlook en PCs, Mac, y también
en dispositivos móviles, cuenta con una interfaz de usuario más ordenada y sin
anuncios gráficos.
ü Foro
de discusión, herramienta de conversación
El
foro es un lugar físico o virtual (a través de Internet, o a través de una
charla) que se emplea para reunirse, intercambiar ideas y opiniones sobre
diversos temas de interés común. Pueden clasificarse en foros públicos, foros
privados y foros protegidos. Lo importante de participar en ellos es que se
pueden escuchar las diferentes perspectivas sobre un tema, a la vez que podemos
intervenir enriqueciendo el debate con nuestro punto de vista y llegando a un
acuerdo. Es, esencialmente, una técnica oral realizada en grupos.
Un
foro de Internet es un sitio de discusión en línea asincrónico donde las personas
publican mensajes alrededor de un tema, creando de esta forma un hilo de
conversación jerárquico (thread en inglés). Dicha aplicación suele estar
organizada en categorías. Estos últimos foros son contenedores en los que se
pueden abrir nuevos temas de discusión en los que los usuarios de la web
responderán con sus opiniones.
Características
de los Foros de Discusión
Ø Es libre para la expresión de ideas o conocimientos de los
integrantes.
Ø Permite la discusión de cualquier tema, los cuales son muy diversos,
como economía, política, deportes, entre otros.
Ø Los temas son de interés para todos los integrantes.
Ø Es informal
Ø Formula una pregunta concreta y estimulante referida al
tema.
Ø Controla la participación espontánea, imprevisible y
heterogénea de un público numeroso y desconocido.
ü Calendario
Hay
herramientas para trabajar en equipo de todas clases y una de ellas es, sin
duda, el calendario, también llamado Agenda Digital.
Un calendario electrónico o agenda digital es
un programa de cómputo que permite a los usuarios utilizar versiones
electrónicas de herramientas de oficina diversas tales como un calendario, una
agenda, un directorio telefónico y una lista de contactos. Estas herramientas
son una extensión de muchas de las características que ofrecen los programas
para la administración del tiempo, tales como los paquetes de accesorio para
escritorio y los sistemas centrales automatizados de oficina.
Esta herramienta verifican, de manera
automática, el calendario electrónico de los miembros de un equipo, abren
ventanas de tiempo, proponen horarios alternativos para las reuniones,
programan las juntas y hacen citas y avisan/recuerdan a los participantes a
través de mensajes de correo electrónico.
El uso
del calendario son muchos:
·
Sirve de pizarra
virtual.
·
Ayudar a organizar el
trabajo en un departamento
·
Ayuda a gestionar el
día a día de un proyecto.
·
Deja claro si un
espacio común va a estar libre o ha sido reservado por alguien.
ü Toma
de decisiones
A la hora de manejar una organización o proyecto, se deben
tomar un sin fin de decisiones que resultan determinantes para garantizar el
éxito. Basta con solo una decisión mal tomada para que todo se desplome y la
empresa o proyecto viva un completo infierno.
Con los constantes cambios a nivel tecnológico, comercial y
empresarial que se están generando actualmente cada vez resulta más y más
difícil tomar decisiones acertadas. Por tanto, es importante contar con
herramientas que nos ayuden con esta complicada tarea.
No todas las herramientas para la toma de decisiones son
iguales, así como tampoco funcionan de la misma manera. Existe una gran
cantidad de factores que nos permiten identificar aquella que nos dará la mejor
solución al problema organizacional que estamos teniendo.
De hecho, puede ocurrir que necesitemos combinar estas
herramientas.
Algunos tipos de herramientas para la toma de decisiones
son:
· La investigación de mercado (Marketing Research):
Esta es
sin duda una de las herramientas para la toma de decisiones más importante, ya
que es la que nos permite recopilar toda la información necesaria antes de
tomar una decisión. Se trata de un conjunto de procesos que pueden definir las
oportunidades o los problemas dentro de una organización.
· Matriz de decisión:
Cuando
hablamos de herramientas para la toma de decisiones que se deben combinar
hablamos de la investigación de mercado y la matriz de decisión. Ambas trabajan
de la mano.
Si
por un lado la investigación de mercado recopila información y determina una
problemática, la matriz de decisión analiza de manera crítica las diversas
opciones o alternativas disponibles antes de tomar una decisión. Para esto
realiza un análisis comparativo que determina cual decisión se puede generarle
un mayor beneficio a la organización o en su defecto, cual decisión reduce
algún riesgo.
· T-Chart o tabla T:
es una herramienta bastante útil para la toma
de decisiones. Se trata de un análisis comparativo. En ella se estable los pro
y los contras de las posibles alternativas que se tienen en cuenta para la toma
de decisión.
Anotar
de manera simple las ventajas y desventajas que puede generar alguna opción es
una de las formas más correctas para abordar una problemática y tomar la
decisión correcta.
· Análisis de Pareto:
A este principio se le conoce como la regla de distribución 80-20, es decir, un
análisis basado en conocimiento empírico en donde Pareto establece que la
sociedad se divide en una fracción pequeña de personas que son dueños de la
mayoría de las tierras y una fracción mucho mayor de personas que no son dueñas
de nada.
Pareto
le colocó cifras a esto. Es decir: 80% ante 20%. Desde luego que estas cifras
no son exactas, pero dan una idea inequívoca de lo que sucedía en su época y lo
que continúa sucediendo actualmente, en donde un pequeño grupo de personas son
dueñas de casi todo el dinero del mundo, mientras muchísimas personas no poseen
nada.
La
idea de este diagrama es el de asignar prioridades. Esto quiere decir, que se
considerará el 20% de los factores que contribuyen al 80% del crecimiento de la
organización como los más prioritarios, dejando así al resto de factores en un
segundo plano.
· Análisis costo-beneficio:
Esta es otra de las
herramientas para la toma de decisiones más importante para las organizaciones.
Un análisis costo-beneficio nos permite evaluar el total de los costos que
estarán intrínsecamente vinculados con la decisión tomada.
· Análisis FODA:
Suele emplearse para las planificaciones estratégicas eventuales. Con esta herramienta se puede alcanzar un mayor nivel de fortaleza dentro de la organización debido a que el análisis FODA estudia las debilidades de la empresa o proyecto, así como las posibles amenazas que pudieran estar a su alrededor.
· Análisis PEST:
El análisis PEST se encarga simplemente de
identificar todo el conjunto de factores que pudieran de alguna forma afectar
tanto negativa como positivamente a una organización.
Esta
herramienta es de las más necesarias ya que con ella podemos generar
estrategias que nos permitan comprender los distintos ciclos del mercado actual
ya que estudia factores económicos, políticos, legales, sociales, culturales y
tecnológicos. En definitiva, te lleva hacia una planificación mucho más exacta
y eficaz.
ü White
boarding o espacio de trabajo
Es conocida también como una “pizarra” para la colaboración
creativa de ideas y contenido. Esta
herramienta está diseñada para equipos que necesitan idear, iterar, y trabajar
juntos y de manera simultánea, tanto en persona como remotamente, y a través de
múltiples dispositivos.
Este tipo de espacios fomentan y promueven el trabajo
colaborativo para asumir determinados proyectos en los que pueden participar
varios de sus integrantes. Tanto los procesos desarrollados para generar ideas,
como la creatividad del entorno físico de los espacios, son parámetros muy
importantes que se tienen muy en cuenta en los resultados de un proyecto Colaborativo.
ü Transferencia
de archivos
La transferencia de archivos es la transmisión de un archivo de la computadora a través de un canal de comunicación de un sistema a otro. La transferencia de archivos está mediada por un protocolo de comunicaciones. En la historia de la computación, un gran número de protocolos de transferencia de archivos han sido diseñados para diferentes contextos.
Esta
herramienta permite tanto almacenar archivos como compartirlos con terceros de
una manera fácil, rápida y segura.
En
la actualidad, muchas de estas herramientas permiten subir y acceder archivos
desde la “nube”.
Pero
¿qué es la nube? Desde un punto de vista informático, se podría definir que la
nube es la entrega o modo de transmisión u almacenaje de servicios y/o datos.
En pocas palabras el término “nube” se utiliza para describir una red de
servidores, cada uno con una función en específico.
Es
por esto, que a través de esta nube se puedes compartir/guardar archivos o
datos que deseas.
Algunas
de herramientas más populares que nos permiten guardar y compartir archivos de
manera colaborativa son:
·
WeTransfer
Esta es una de las aplicaciones más populares para
compartir archivos y se basa en la transferencia de archivos por medio de la
nube. La aplicación es totalmente gratuita hasta 2Gb, si deseas compartir algo
que exceda esta capacidad, tendrás que realizar una suscripción mensual.
·
Google Drive
Google
Drive que era antiguamente conocida como Google Docs, es una aplicación en la
cual puedes compartir archivos de textos u hojas de cálculo. Te permitirá tener
acceso a estos archivos en cualquier dispositivo siempre y cuando todos cuenten
con el mismo correo electrónico asociado.
·
Dropbox
Esta herramienta permite tanto almacenar archivos como
compartirlos con terceros de una manera fácil, rápida y segura. Dropbox al
igual que Google Drive permite accedes a los archivos mediante cualquier
dispositivo creando una cuenta o iniciando sesión con Gmail.
Tiene una versión gratuita que te otorga un espacio de
2Gb, sin embargo, también si eres un emprendedor, cuentan con Dropbox Business,
donde puedes si lo deseas puedes pagar por mes o anual para tener más espacio y
poder compartir los archivos que necesites.
·
MailBigFile
MailBigFile es una herramienta que permite enviar
archivos hasta de 2Gb y 5 archivos diferentes en un mismo envío, todo esto
totalmente gratis.
Al igual que WeTransfer, para hacer uso de esta aplicación no es necesario registrarnos en la plataforma, lo único que se necesita es el correo electrónico del destinatario y ¡podrás enviar tus archivos sin ningún contratiempo!
ü Reunión electrónica.
Una
reunión electrónica es cualquier reunión que tiene lugar a través de un medio
electrónico, en oposición a la forma tradicional cara a cara. La forma más
común de una reunión electrónica se lleva a cabo a través de Internet
utilizando cualquier tipo de software de reuniones basado en la web. Estos
paquetes de software permiten a hombres de negocios y mujeres ocupados tener
reuniones con otras personas de cualquier parte del mundo, sin tener que viajar
a un destino predeterminado.
La
mayoría de las plataformas de software de reuniones electrónicas permiten que
los participantes de la reunión se comuniquen entre sí en tiempo real a través
del uso de Voice Over Internet Protocol o VOIP. VOIP elimina la necesidad de un
teléfono o teléfono de conferencia y permite a los participantes ver
visualmente aquellos con los que se están reuniendo.
Veamos
algunas de las herramientas para reuniones electrónicas más utilizadas:
·
Anymeeting
Esta
plataforma te permitirá entre otras funcionalidades realizar conferencias
online, crear tus propios webinars, hacer reuniones online, e incluso,
compartir documentos, Excel, PowerPoint o páginas web. Es una herramienta muy
completa si quieres impartir seminarios a través de internet.
·
Webex
Se
trata de un servicio online de videoconferencias creado por la prestigiosa y
conocida empresa Cisco. La herramienta te permitirá realizar videoconferencias,
además de impartir charlas, cursos y eventos a través de internet. Con una
buena configuración de imagen y sonido, Webex también se puede utilizar en
dispositivos móviles.
·
GoToMeeting
Plataforma
online que te permitirá hacer videoconferencias de alta definición de bajo costo,
con las que podrás reunirte con tus clientes, o hacer presentaciones en línea.
La única pega es que sólo está disponible de manera gratuita como prueba
durante 30 días.
·
PalTalk
Fue
una de las primeras plataformas online para videoconferencias. La herramienta
te ofrece la oportunidad de elegir entre realizar una videoconferencia o
utilizar alguno de sus múltiples chats de vídeo de los que dispone.
Dentro
del campo educativo podemos listar:
· Wiziq
Una
buena herramienta de apoyo al docente para crear aulas virtuales o seminarios
web. Wizig te ofrece la posibilidad de utilizar un amplio conjunto de recursos
y herramientas audiovisuales y multimedia para aplicarlos en clase.
· ClassOnLive
Excelente herramienta, muy fácil de manejar, dirigida tanto
a profesores como a alumnos, ya que ofrece la posibilidad de impartir y recibir
cursos, clases y talleres online, gratuitos o de pago. La diferencia con otras
plataformas similares es que ClassOnLive sólo ofrece cursos en directo, de
buena calidad en imagen y sonido.
·
Google Helpouts
Es la evolución de
Hangouts (la conocida plataforma de videoconferencias de Google) y ofrece una
peculiaridad muy interesante. Si un usuario tiene algún problema que necesita
resolver puede buscar a través de la herramienta a un profesional de la materia
que dé solución a su necesidad. Es decir, Helpouts conecta en tiempo real a dos
usuarios entre sí a través de videoconferencia. El profesional tiene la
oportunidad de decidir si desea ofrecer su servicio de forma gratuita o a
través de remuneración.
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